বৈঠকে টুর্নামেন্টের সার্বিক প্রস্তুতি, ভলান্টিয়ারদের দায়িত্ব ও কাজের সমন্বয় নিয়ে আলোচনা করা হয়। টুর্নামেন্টের দিন সবাই যেন নিজ নিজ দায়িত্ব সঠিকভাবে পালন করেন এবং খেলোয়াড়, অতিথি ও দর্শনার্থীদের সঙ্গে সুন্দর ব্যবহার করেন, সে বিষয়েও গুরুত্ব দেওয়া হয়।