অনুষ্ঠানের আগে ও অনুষ্ঠানের দিন স্বেচ্ছাসেবকেরা কে কোন দায়িত্ব পালন করবেন, কীভাবে কাজগুলো সমন্বয় করা হবে এবং অনুষ্ঠানস্থলে শিক্ষার্থীদের সহযোগিতা, অতিথিদের সহযোগিতাসহ বিভিন্ন কাজ কীভাবে সম্পন্ন করা হবে, সে বিষয়ে আলোচনা করা হয়।